Mindsetillä tehoa viesteihin

#3 Ajattelun avaimia: Saatko mielestäsi liikaa sähköpostia? Millainen mindsetti teillä työpaikalla on viestien kirjoittelun taustalla?

Saatko mielestäsi liikaa sähköpostia?

Monen tietotyöläisen arkea on oman työn aikatauluttaminen ja asioiden projektointi kohti päämääräänsä. Palloja on monia ilmassa yhtä aikaa. Kalenterin ja sähköpostin näkymässä tilanne voi näyttää lannistavalta.

Mindset työtapojen taustalla tekemistä ohjaamassa

Ajattelun taidot ovat olennaisia myös oman (ja kollegojen) työn järjestämisessä. Nostan tässä kirjeessä esiin kaksi erilaista mindsettiä, joilla on suora vaikutus saamamme ja lähettämämme sähköpostin tai chättiviestien määrään, Huomattavaa on myös ero asioiden etenemisessä.

Ensimmäisessä, ajelehtivan mindsetin esimerkissä annetaan mielen ja mielessä olevan asian ajelehtia eteenpäin omalla painollaan. Toisessa, aikaansaavassa mindsetissä otetaan omaan mieleen ohjeeksi kysymys "Mitä voin tehdä, jotta asia menee eteenpäin?" ja ehkä siinä myös maltetaan keskittyä asian äärelle pieni hetki pidempään.

Viestien kirjoittaminen ajelehtivassa mindsetissä

1. viesti: "Olisko järkeä ottaa etäpalaveri asiasta X?"

2. viesti: "Joo. Hyvä idea."

3. viesti: "Kiva. Milloin sulle sopisi?"

4. viesti: "Sopisko ensi viikolla 21.2. joku aika?"

5. viesti: "Se on mulla ihan täynnä."

[menee viikko... on myös riski, että asia unohtuu kokonaan tai jää roikkumaan pidemmäksikin aikaa.]

6. viesti: "Moikka. Mites se palaveri asiasta X?
Sopiiko ens viikolla 28.2. klo 10?"

7. viesti: "Joo, se sopii. Hieno homma, kumpi laittaa kutsun?"

8. viesti: "Mä voin laittaa. Tapaamisiin ensi viikolla."

9. viesti: järjestelmän lähettämä kalenterikutsu otsikolla "palaveri"

Viestien kirjoittaminen aikaansaavassa mindsetissä

1. viesti: " Olisko järkeä ottaa etäpalaveri asiasta X? Voisi vähän ennakoida sitä asiaa, ideoida, miten sitä kannattaisi viedä eteenpäin, ja keitä tarvittaisiin mukaan. Sopiiko sulle ens viikolla 21.2. klo 10 tai 23.2. iltapäivällä?

2. viesti (kalenterikutsun yhteyteen kirjoitettuna)
Asian X ennakointia:
" Joo. Hyvä idea. 23. päivä klo 13.30 sopii.
Tässä meille siihen kutsulinkki. Tapaamisiin!

Boom! Työtavoilla on väliä

Sanoja on käytetty melkolailla sama määrä, mutta ensimmäisessä vaihtoehdossa viestejä kertyy jopa yhdeksän, ja yhtä monta kertaa työ keskeytyy ja asia pitää palauttaa mieleen. Toisessa esimerkissä työtä palaverin eteen tehdään molemmissa päissä kerran ja viestejä syntyy kaksi.

Vähän hitaammin ja keskittyneemmin viestiä kirjoittaessa, nopeutti asiaa viikolla, selkeytti viestivirtaa ja vähensi keskeytyksiä.

Kumpi tyyli sopii sinulle paremmin?

Parhain terveisin!

Henna